VP포럼 매뉴얼

개인영상정보보호포럼 (VPIF, 이하 "포럼") 정기 또는 수시로 크고 작은 회의와 세미나를 열고 있다. 이 매뉴얼'''은 그러한 행사진행에 챙겨야 할 사항을 체크리스트로 작성한 것이다.

운영위원회

 * 운영위원회는 회칙에 정한 포럼의 모든 사업과 조직운영에 대하여 논의할 수 있다.
 * 운영위원회의 주요 멤버들이 서로 모여 조찬모임을 갖고 회의 일정 및 주제를 정한다.
 * 각 위원들에게 회의 일시와 안건을 유선 또는 e메일로 통보하고 홈페이지에 게시한다.

창립총회

 * 운영위원회에서 대강의 일시와 주제, 발표자를 정한다.
 * 참석 예상 인원수를 고려하여 장소를 예약한다.
 * 프로그램을 확정하고 초청장을 제작한다.

발표자 선정기준
운영위원회는 다음과 같은 기준에 입각하여 관계자의 추천을 받아 발표자를 미리 선정하도록 한다.
 * 개인영상정보와 관련하여 최근에 주목할 만한 논문/저서를 발표한 학자, 전문가
 * 개인영상정보에 관한 신제품/신기술을 개발한 전문가
 * 개인영상정보보호를 담당하는 감독기관/수사기관의 관계자
 * 그 밖에 개인영상정보보호와 관련하여 회원들이 강연을 듣고자 하는 인사

행사 진행
여기서 k는 경희법학연구소, v는 VPMS, kv는 공동으로 해야 할 사항을 가리킨다.

D-30일 전

 * 운영위원회에서 행사의 주제를 선정하고 발표자 및 토론자를 섭외한다.kv
 * 행사 일정 및 참석자 규모에 맞는 행사 장소를 예약한다.v

D-14일

 * 프로그램을 확정(주제당 발표, 토론이 길어질 수 있으므로 50분을 원칙으로 하며, 개회 2시간 후 커피브레이크)하고 초청장을 만들어 디자인 의뢰를 한다.kv
 * 행사의 취지를 알리고 협찬 기업을 섭외한다.v

D-7일

 * 발표자/토론자로부터 발표원고/PT자료를 받아 필요한 편집을 하고 필요한 부수를 인쇄 의뢰한다.k
 * 필요하면 플래카드, 초청장, 기념품 등을 준비한다.v
 * 초청 대상자들에게 온라인으로 초청장을 발송하고 온라인 등록을 받는다.v
 * 초청장과 프로그램 파일을 홈페이지에 게시하고, 관련기관/기업에도 송부한다.k

D-3일

 * 발표자료를 홈페이지 행사 코너에 올린다.k
 * 행사일정을 재차 공지한다.v
 * 장소와 참석자, 인원수를 확인한다.v
 * 목걸이형 명찰(소속기관과 성명을 기재하여 서로 인사를 나눌 때 참고하기 위함)과 소정 기념품을 준비한다.v

D-1일

 * 발표자와 회의장을 재확인한다.kv
 * 행사장 밖에 비치할 음료다과(냉온수기와 봉지커피, 국산차, 페트병에 든 과일음료 등), 발표자용 생수병과 종이컵 등을 주문한다.v
 * 연단 위에 걸어놓을 플래카드, 발표자료 등을 점검한다.kv
 * 창립총회 및 신규 가입자를 위한 입회원서를 준비한다.k
 * 필요 시 행운권추첨을 위한 유리병을 준비한다.k
 * 접수대장(일련번호, 성명, 소속기관 및 직책, 연락처) 및 입회원서를 준비한다.k
 * 온라인으로 등록 신청한 참석자의 명단을 출력하여 명찰에 넣는다.v
 * 접수대에 비치할 자료, 협찬기관/업체의 판촉물을 점검한다.kv
 * 진행요원들이 현장에서의 역할을 분담하고 실제로 또는 가상으로 리허설을 실시한다.kv

D day

 * 발표장소의 PT, 음향시설, 연단, 테이블, 발표자료 등을 미리 점검한다.kv
 * 발표자가 참석하였는지, 오고 있는지 여부를 체크한다.k
 * 접수대장을 리셉션 데스크 두 곳에 준비해 놓고, 참가자들에게 접수대장에 성명과 연락처를 기재하게 하고 명함을 받아둔다.k
 * 행운권추첨이 있는 경우 유리병에 명함을 넣도록 안내하고 명함이 없으면 명함 용지에 성명, 연락처를 기재하여 유리병에 넣는다.
 * 창립총회에서는 일단 입회원서를 작성하게 하고 불응하면 접수대장에 이름과 연락처를 적게 한다.kv
 * 회의 시작 직전에 입회원서와 접수대장을 보고 VIP 명단(5명 정도)을 적어 사회자에게 전달하고 소개하는 시간을 갖도록 한다.k
 * VIP가 참석한 경우에는 발표 시작 전에 포토 타임을 갖는다.kv
 * 창립총회를 효율적으로 진행하기 위해 안건을 제안할 사람와 제청할 사람을 미리 정해둘 수 있다.kv
 * 예상을 초과하는 인원이 참석하는 경우에 대비하여 비상계획을 마련한다.kv
 * 기념품은 원칙적으로 행사가 끝날 때 지급하고, 행운권은 폐막 직전에 추첨을 한다.kv

행사 뒤처리

 * 회식 자리를 갖고 행사 전반에 관하여 잘한 것, 잘못한 것을 검토한다.kv
 * 발표자료와 남은 음식을 챙기고 발표장소를 깨끗이 정리한다.kv
 * 발표자료의 간행물 게재 여부를 발표자와 협의한다.k